Como criar um benchmark eficaz em 5 passos

Um benchmark é mais do que uma lista de opções com um vencedor no topo. A sua qualidade depende do âmbito, dos critérios e da consistência da pontuação. Este método em cinco passos produz uma comparação que outras pessoas conseguem compreender e discutir.

Passo 1: defina o âmbito

Antes de acrescentar uma opção ou um critério, enuncie a decisão. O que está a comparar? Para que utilização? Quem precisa do resultado? Estas respostas impedem que agrupe produtos que resolvem problemas diferentes.

'Ferramentas de gestão de projetos para equipas de 5 a 20 pessoas, com arranque rápido e trabalho colaborativo' é mais útil do que 'as melhores ferramentas de gestão de projetos'. O primeiro título já indica quais os produtos que pertencem à comparação.

• Acrescente uma restrição útil, como 'smartphones abaixo de 400 USD'.
• Indique o público ou o caso de utilização, como 'ferramentas de design para trabalhadores independentes'.
• Defina limites geográficos, técnicos ou orçamentais antes de pesquisar.
• Escreva um título que comunique o âmbito sem exigir a leitura do benchmark completo.

Passo 2: escolha os critérios

Um critério pertence ao benchmark quando consegue distinguir as opções ou alterar a decisão. Comece com uma lista ampla e depois mantenha um conjunto suficientemente curto para continuar legível. Cinco a oito critérios costumam ser um bom ponto de partida, não uma regra fixa.

Os principais tipos de critérios

• Número: preço, autonomia da bateria ou capacidade de armazenamento, com unidade e fonte claras.
• Classificação: qualidade percebida ou facilidade de utilização, com base numa escala definida previamente.
• Sim ou não: suporte de uma funcionalidade ou conformidade com um requisito inegociável.
• Texto ou lista: informação útil que não tem necessariamente de entrar na pontuação global.

Pode depois atribuir pesos aos critérios que contribuem para a pontuação. Se uma diferença num critério nunca alterasse a sua escolha, considere se esse critério precisa de uma pontuação ou se deve surgir apenas como informação de apoio.

Passo 3: selecione e documente as opções

Comece com um número de opções que consiga documentar devidamente. Se a lista ficar demasiado longa, agrupe os produtos por caso de utilização ou por escalão de preço, em vez de forçar produtos muito diferentes no mesmo ranking.

Utilize o mesmo método de pesquisa para cada opção. As páginas dos fabricantes fornecem especificações, as análises independentes fornecem medições e a experiência pessoal pode informar os critérios subjetivos. Registe a fonte e a data sempre que a informação possa mudar.

• Inclua as opções esperadas quando se enquadrarem no âmbito declarado.
• Acrescente uma alternativa menos conhecida quando resolver o mesmo problema.
• Aplique as mesmas regras de inclusão à sua opção preferida.
• Verifique se cada produto está disponível no mercado pretendido.

Passo 4: aplique um método de pontuação consistente

Defina a escala antes de preencher as células. Numa classificação de 1 a 10, descreva pelo menos o que significam os valores baixos, médios e altos. Sem essa regra, um 8 no início pode não significar o mesmo que no fim.

• Pontue um critério em todas as opções antes de passar ao seguinte.
• Utilize a escala definida em vez de agrupar todas as pontuações em torno do meio.
• Acrescente uma nota às classificações subjetivas para explicar o raciocínio ou a fonte.
• Reveja as lacunas após a primeira passagem e altere apenas as pontuações que não seguem o método declarado.

Passo 5: publique e mantenha a comparação

Um benchmark pode manter-se privado quando trata de uma decisão pessoal ou sensível. Se o publicar, os leitores devem conseguir compreender o âmbito e o método sem conhecer toda a sua preparação.

Acrescente uma breve introdução que descreva o público visado, as regras de inclusão, as fontes e o cálculo das pontuações. Assim, os leitores podem interpretar o ranking e perceber os seus limites.

Depois da publicação, escolha uma periodicidade de revisão adequada ao tema. Os preços poderão exigir verificações frequentes, enquanto algumas especificações raramente mudam. Apresente a data da atualização e explique as revisões significativas.

• Partilhe o benchmark com as pessoas que enfrentam a mesma decisão.
• Convide os leitores a reportar um erro, um valor desatualizado ou uma opção em falta.
• Reverifique primeiro a informação que muda mais depressa, sobretudo o preço e a disponibilidade.
• Utilize o histórico de versões para manter um registo das alterações.

Reveja antes de concluir

Antes de publicar, confirme que cada opção se enquadra no âmbito, que as células comparáveis usam a mesma fonte ou método e que os pesos correspondem à necessidade declarada.

O Benchmark Maker trata da apresentação, do cálculo das pontuações e do ranking. Pode assim dedicar esse tempo a escolher os critérios, verificar os dados e explicar as suas decisões.

O ranking final é um resumo, não um veredicto. Uma comparação útil permite aos leitores encontrar os dados, perceber o método e adaptar o resultado às suas próprias prioridades.