Benchmarking: definição, métodos e exemplos

Escolher um telemóvel, uma ferramenta de gestão de projetos ou um destino de férias costuma implicar comparar várias opções. O benchmarking dá estrutura a essa comparação: defina os critérios, reúna a informação e avalie cada opção da mesma forma.

Definir benchmarking

No sentido tradicional, o benchmarking mede o desempenho em relação a um ponto de referência, a um concorrente ou a uma prática estabelecida. A palavra vem da topografia, onde um benchmark é um ponto fixo de referência. Neste guia, usamo-la também de forma mais ampla, para comparações estruturadas entre várias opções.

O método é direto: decida o que importa, recolha a mesma informação para cada opção e aplique uma regra de avaliação consistente. O resultado é mais fácil de ler, partilhar e atualizar. Não consegue eliminar todos os enviesamentos, mas torna o raciocínio visível.

Tipos de benchmarking

Benchmarking competitivo

Este método compara produtos, serviços ou organizações com concorrentes diretos. Um analista que avalia vários smartphones, ou uma equipa que avalia plataformas de CRM, está a realizar um benchmarking competitivo.

Benchmarking de processos

Este método examina como diferentes equipas ou organizações executam a mesma tarefa. Uma empresa pode comparar os fluxos de acolhimento de clientes para identificar que passos funcionam melhor.

Benchmarking estratégico

Este método analisa uma estratégia, um modelo de negócio ou a abordagem geral, em vez de uma lista de funcionalidades. Uma empresa pode, por exemplo, comparar o seu plano de entrada no mercado com o de concorrentes já consolidados.

Benchmarking pessoal

O mesmo método funciona para decisões do quotidiano, como escolher um apartamento, avaliar aplicações de exercício físico ou comparar destinos de férias.

O que o benchmarking acrescenta

• Divide uma escolha complexa em critérios mais fáceis de examinar.
• Limita o efeito das primeiras impressões, ao definir os critérios antes da pontuação.
• Mostra a outras pessoas como a comparação foi construída e recolhe o seu feedback.
• Permite atualizar os dados mais tarde, sem repetir toda a análise.
• Revela uma opção despercebida que se adapta melhor às prioridades escolhidas.

O processo de benchmarking

• Enquadre a decisão: defina a necessidade, o público e os limites da comparação.
• Escolha os critérios: mantenha as dimensões que podem realmente alterar a escolha.
• Selecione as opções: cubra as alternativas relevantes sem tornar a tabela ilegível.
• Recolha os dados: utilize fontes comparáveis e registe a data sempre que a informação possa mudar.
• Avalie cada opção: aplique a mesma escala e o mesmo método a todas as linhas.
• Analise os resultados: examine a pontuação total e as lacunas nos critérios de maior prioridade.
• Decida: use o benchmark como prova de apoio, não como uma resposta automática.

Erros comuns no benchmarking

• Critérios em excesso: comece pelos fatores que podem alterar a decisão e acrescente outros apenas quando for necessário.
• Mudar a escala a meio: defina o que significa cada pontuação antes de preencher a tabela.
• Favorecer uma opção preferida: avalie um critério em todas as opções para facilitar a deteção de incoerências.
• Peso igual para tudo: uma diferença pequena não deve esconder uma lacuna decisiva.
• Análise interminável: defina o que conta como informação suficiente e fixe uma data para concluir.

Primeiros passos

Comece com uma decisão real e formule-a com precisão. Escolher um restaurante para um grupo e selecionar um software para uma empresa exigem critérios diferentes e níveis de pesquisa diferentes.

O Benchmark Maker poupa-lhe a tarefa de reconstruir uma folha de cálculo em cada comparação. Adicione as opções e os critérios, e a ferramenta calcula as pontuações, classifica os resultados e apresenta-os num formato interativo que pode publicar.

O valor de um benchmark não se limita à classificação final. Vem também de critérios explícitos, dados verificáveis e de um método que os leitores podem compreender ou contestar.